Este capítulo aborda os recursos de preenchimento automático e preenchimento de séries no Excel, normalmente usados para criar listas numeradas, listas de datas e assim por diante.

Fundamentos do preenchimento automático

O Excel pode reconhecer e repetir padrões preenchendo células automaticamente. Embora seja possível digitar cada número manualmente, quanto maior for a lista de números ou dados, mais tempo será necessário para inserir as informações manualmente. Para usar o preenchimento automático, use as seguintes etapas:

1. Selecione uma célula e digite 1.
2. Mova o cursor para o pequeno quadrado no canto inferior direito da célula selecionada.
1. Seu cursor se transformará em uma cruz preta.
3. Selecione e arraste esse pequeno quadrado para baixo sobre as células vazias abaixo.
1. Quando você liberar, o Excel preencherá automaticamente cada uma dessas células, colocando um 1 em cada célula. (Veja a Figura 2.1)

   

    

Criando listas numeradas

Desde que os primeiros números do padrão desejado sejam colocados em uma coluna, a função de preenchimento automático poderá reconhecer e continuar o padrão pelo tempo que você precisar. Abra uma pasta de trabalho em branco do Excel para praticar a criação das seguintes listas. Para criar uma lista numerada básica, use as seguintes etapas:

1. Selecione uma célula e digite 1.
2. Pressione Enter para selecionar a próxima célula abaixo e digite 2.
3. Selecione essas duas células.
4. Mova o cursor para o pequeno quadrado no canto inferior direito das células selecionadas.
   1. Seu cursor se transformará em uma cruz preta.
5. Selecione e arraste esse pequeno quadrado para baixo sobre as células vazias abaixo.
   1. Quando você liberar, o Excel preencherá automaticamente cada uma dessas células, seguindo o padrão numérico reconhecido (1, 2, 3, 4 etc.). (Veja a Figura 2.2)
      

      

       

Agora, selecione uma nova célula em uma coluna vazia. Para fazer com que a lista seja formada por duas, use as seguintes etapas:

1. Selecione uma célula e digite 2.
2. Pressione Enter para selecionar a próxima célula abaixo e digite 4.
3. Pressione Enter para selecionar a próxima célula abaixo e digite 6.
4. Selecione todas essas três células.
5. Mova o cursor para o pequeno quadrado no canto inferior direito das células selecionadas.
1. Seu cursor se transformará em uma cruz preta.
6. Selecione e arraste esse pequeno quadrado para baixo sobre as células vazias abaixo.
1. Quando você liberar, o Excel preencherá automaticamente cada uma dessas células,
   seguindo o padrão numérico reconhecido (2, 4, 6, 8, 10 etc.). (Veja a Figura 2.3)

Essa função também funcionará com números ímpares (1, 3, 5 etc.), a cada cinco números (5, 10, 15 etc.), a cada dez números (10, 20, 30 etc.) e assim por diante. Ele repetirá o padrão repetidamente, desde que consiga reconhecer o padrão.

Meses e datas

A função de preenchimento automático também reconhece meses e datas como padrões.

Para criar uma lista mensal, use as seguintes etapas:

1. Selecione uma célula e digite Janeiro.
1. O Excel reconhecerá isso automaticamente como um padrão.
2. Mova o cursor para o pequeno quadrado no canto inferior direito das células selecionadas.
1. Seu cursor se transformará em uma cruz preta.
3. Clique e arraste este pequeno quadrado para baixo sobre as células vazias abaixo.
1. Quando você lançar, o Excel preencherá automaticamente cada uma dessas células, seguindo o padrão mensal reconhecido (janeiro, fevereiro, março etc.).

Para criar uma lista diária, use as seguintes etapas:

1. Selecione uma célula e digite uma data (por exemplo, 4 de julho de 00).
1. O Excel reconhecerá isso automaticamente como um padrão.
2. Mova o cursor para o pequeno quadrado no canto inferior direito das células selecionadas.
1. Seu cursor se transformará em uma cruz preta.
3. Clique e arraste este pequeno quadrado para baixo sobre as células vazias abaixo.
1. Quando você liberar, o Excel preencherá automaticamente cada uma dessas células, seguindo o padrão diário reconhecido (4 de julho de 00, 5 de julho de 00, 6 de julho de 00, etc.).

Para criar uma lista semanal, use as seguintes etapas:

1. Selecione uma célula e digite uma data (por exemplo, 4 de julho de 00).
2. Pressione Enter para selecionar a próxima célula abaixo e digitar a data da semana a partir da primeira entrada (por exemplo, 11 de julho de 00).
3. Selecione essas duas células.
4. Mova o cursor para o pequeno quadrado no canto inferior direito das células selecionadas.
1. Seu cursor se transformará em uma cruz preta.
5. Clique e arraste este pequeno quadrado para baixo sobre as células vazias abaixo.
1. Quando você liberar, o Excel preencherá automaticamente cada uma dessas células, seguindo o padrão semanal reconhecido (4 de julho de 00, 11 de julho de 00, 18 de julho de 00, 25 de julho de 00, etc.).

A função de preenchimento automático também reconhecerá padrões anuais.

Padrões de enchimento

A função de preenchimento automático do Excel também reconhecerá padrões criados pela cor de preenchimento em cada célula. Isso permite que o usuário alterne as cores das células à medida que a lista continua. Para fazer isso, use as seguintes etapas:

1. Selecione uma célula e digite 1.
2. Pressione Enter para selecionar a próxima célula abaixo e digite 2.
3. Enquanto a segunda célula ainda estiver selecionada, selecione a guia Início na barra de ferramentas, selecione o ícone Cor de preenchimento e selecione a cor desejada. (Veja a Figura 2.4)

   

    
4. Selecione essas duas células.
5. Mova o cursor para o pequeno quadrado no canto inferior direito das células selecionadas.
1. Seu cursor se transformará em uma cruz preta.
6. Selecione e arraste esse pequeno quadrado para baixo sobre as células vazias abaixo.
1. Quando você liberar, o Excel preencherá automaticamente cada uma dessas células, continuando o padrão dos números e alternando as cores a cada outra célula. (Veja a Figura 2.5)

Mais opções

Depois de fazer um desses preenchimentos automáticos de selecionar e arrastar, um pequeno botão de opção aparecerá no canto inferior direito do padrão selecionado. Isso oferece as seguintes opções:

• Copiar células.
• Série de preenchimento.
• Formatação de preenchimento somente.
• Preencha sem formatar.
• Preenchimento instantâneo.

Fill Series é a opção padrão, que é o que acontece quando você clica e arrasta o pequeno quadrado para baixo pelas células para continuar o padrão. Somente a formatação de cópia copiará a formatação das células selecionadas, mas não a fórmula ou os dados nas células. Preencher sem formatação repetirá o padrão dos números, mas não a formatação. Por exemplo, na Figura 2.6, essa opção repetiria o padrão dos números, mas não o padrão de cor de preenchimento. O Preenchimento Flash é o que acontece quando você clica duas vezes no pequeno quadrado em vez de arrastá-lo para baixo, o que preencherá as células até o final de uma lista adjacente. (Veja a Figura 2.7)

Isso só funciona se houver dados à esquerda da lista selecionada para que o Excel saiba onde finalizar os dados.

Aqui está uma dica: se seus dados estiverem na coluna à direita das células adjacentes das quais você deseja usar o comprimento, você pode selecionar os dados para os quais deseja continuar o padrão e as células vazias adjacentes aos dados do tamanho desejado e clicar duas vezes para preencher automaticamente até o tamanho desejado. (Veja a Figura 2.8)

Preencha séries com listas mais longas

Algumas listas podem parecer muito longas para serem colocadas no Excel, mas há um truque que pode resolver isso rapidamente. Digamos que quiséssemos fazer uma lista de números que vai até 375.000. Se passarmos por 100s (100, 200, 300, etc.) e começarmos a arrastar para baixo, chegar a 375.000 levará muito tempo. Em vez de clicar e arrastar, podemos usar o recurso de preenchimento de séries no Excel. Para usar o recurso Fill Series para essa lista, use as seguintes etapas:

1. Selecione uma célula e digite 100.
2. Pressione Enter para selecionar a próxima célula abaixo e digite 200.
3. Enquanto a célula contendo 100 estiver selecionada, selecione a guia Início, selecione Preencher na barra de ferramentas e selecione Série. (Veja a Figura 2.9)

   

    
4. Em Série In, selecione Colunas.
5. Digite 100 em Valor da etapa.
6. Digite 375000 em Stop Value. (Veja a Figura 2.10)
1. Não inclua uma vírgula em 375000.
7. Selecione OK.
1. O Excel preencherá as células dessa coluna de 100 a 375.000.

A função Fill Series normalmente só é usada no lugar do clique e arraste quando você precisa preencher grandes quantidades de dados. Conjuntos de dados razoavelmente curtos (algumas centenas de células ou mais) normalmente podem ser clicados e arrastados para baixo em um tempo relativamente curto.

Preencha a série com crescimento exponencial

A função Fill Series também pode ser usada para criar listas que crescem exponencialmente.

Para criar uma lista que comece em 2 e cresça exponencialmente para 100.000, use as seguintes etapas:

1. Selecione uma célula vazia.
2. Selecione a guia Início, selecione Preencher na barra de ferramentas e selecione Série. (Veja a Figura 2.9)
3. Em Série In, selecione Colunas.
4. Em Tipo, selecione Crescimento. (Veja a Figura 2.11)
5. Digite 2 em Valor da etapa.
6. Digite 100000 em Stop Value.
1. Não inclua uma vírgula em 100000.
7. Selecione OK.
1. O Excel criará uma lista de 2 a 100.000 que cresce exponencialmente por multiplicação.

A lista se multiplicará por dois em cada célula abaixo. Você pode notar na Figura 2.11 que os dados não terminam com 100.000. Em vez disso, termina com o número imediatamente anterior a 100.000. Isso porque se 65.536 fossem multiplicados por dois, isso resultaria em um número maior que 100.000. Se os dados não conseguirem chegar ao valor de parada específico, eles pararão no número mais alto possível abaixo do valor de parada. O mesmo recurso de selecionar e arrastar também funciona em fórmulas. Isso será abordado em capítulos futuros.

When completed, your practice worksheet should look like the following: