Este capítulo é uma breve visão geral do Microsoft Excel. O Excel é um dos aplicativos de negócios mais usados em praticamente qualquer setor. É muito mais do que papel gráfico; a programação neste aplicativo simplifica e resolve problemas comerciais complicados. Ele tem habilidades de gerenciamento de dados, o que significa que você pode armazenar um banco de dados de informações do cliente e realizar análises para coletar dados importantes sobre sua empresa, como dados de vendas, itens populares etc.

Entender como usar corretamente o Excel é uma habilidade altamente empregável e pode gerar oportunidades de promoção. Ele ajuda você a liderar na resolução de problemas desafiadores e compartilhar as informações mais importantes.

Este livro fornece instruções práticas para entender como usar o Excel. Use esse texto para praticar e reformular habilidades no Excel para aprender rapidamente como usar o programa. Isso exigirá prática e esforço, mas ao aprender o Excel, você verá benefícios ao longo de sua vida. Fale com seu instrutor, tutores e bate-papos em grupo para entender melhor esse conteúdo.

Vamos começar aprendendo algumas noções básicas do Excel:

Baixe o Excel

Para instalar o Excel em seu computador, siga as etapas localizadas no plano de estudos. É importante observar que você não pode usar a versão on-line do Excel para essa aula. Você precisa da versão completa do Excel, não do aplicativo móvel ou da versão do navegador.

Abrindo o Excel

Depois de baixar o Excel em seu computador, abra-o acessando o Menu Iniciar e pesquisando no Excel. Abra o aplicativo.

O primeiro menu disponível para você mostrará modelos de pastas de trabalho e pastas de trabalho recentes. Uma pasta de trabalho é uma coleção de uma ou mais planilhas, ou planilhas, em um único arquivo.

Abra uma pasta de trabalho em branco. Deve ser semelhante à Figura 38.1.

Vamos dar uma olhada nos diferentes elementos de uma pasta de trabalho.

Fitas e abas

A Faixa de Opções tem uma seleção de guias que oferecem diferentes ferramentas disponíveis no Excel. (Veja a Figura 38.2)

• Na guia Arquivo, você será direcionado para um menu onde poderá obter mais informações, salvar, imprimir, compartilhar etc. sua pasta de trabalho.
  
   
• A guia Início tem ferramentas básicas de documentos, como acesso à área de transferência, fontes de formatação, alinhamento de texto, formatação de números, estilos, estrutura celular, ferramentas de edição e análise.Figura 38.4
• A guia Inserir tem ferramentas que você pode usar para inserir tabelas, ilustrações, suplementos, gráficos, passeios, minigráficos, filtros, links, comentários, caixas de texto e símbolos.

  

• A guia Layout da página tem ferramentas relacionadas a temas, configuração, escala, opções de planilha e arranjos.

  

• A guia Fórmulas tem ferramentas como biblioteca de funções, nomes definidos, auditoria de fórmulas e cálculo.

  

• A guia Dados tem ferramentas para obter e receber dados, consultas, tipos de dados, classificação e filtragem de dados, ferramentas de dados, ferramentas de previsão e esboço.

  

• A guia Revisão tem ferramentas para revisão, verificações de acessibilidade, insights, idiomas, comentários, notas, proteções e tinta.

  

• A guia Exibir tem opções de como visualizar sua pasta de trabalho, o que mostrar em sua planilha, opções de zoom e organização das janelas.

  

• A guia Ajuda tem opções básicas de suporte.

  

Caixa de nomes

A caixa de nome indica qual célula está selecionada.

Caixa de fórmulas

A caixa de fórmulas é onde você pode ver ou digitar as informações das células selecionadas.

Linhas

Uma linha é a seleção horizontal de células, indicada por números no lado esquerdo da planilha.

Colunas

Uma coluna é a seleção vertical de células, indicada por letras na parte superior da planilha.

Células

As células são as caixas individuais dentro das grades. Uma única célula é indicada pela letra da coluna e pelo número da linha (por exemplo, A1 ou F26).

Objetos

Objetos são imagens, ilustrações, gráficos etc. que flutuam acima das células em vez de ficarem dentro de uma célula específica.

Planilhas

Uma planilha é uma planilha dentro de uma pasta de trabalho. Várias planilhas podem existir em uma pasta de trabalho. Eles podem ser adicionados selecionando o sinal de adição (+) ao lado da planilha mais recente. As planilhas podem ser renomeadas clicando duas vezes no título atual.

Navegando em sua pasta de trabalho

Existem três tipos de dados essenciais no Excel: texto, números e funções.

Texto

O texto é apenas letras ou palavras. Se você digitar uma palavra em uma célula e ela for reconhecida como texto, o padrão do Excel é alinhar o texto à esquerda da célula. Você pode usar texto para organizar elementos da sua planilha rotulando linhas ou colunas de acordo com os dados adicionados.

Números

Os números vêm em vários formatos, incluindo dados gerais. Os números são alinhados automaticamente à direita de uma célula. Os tipos especiais de números que você encontrará com frequência são Data ou Hora.

Encontro

Você pode formatar datas no Excel. Você pode usar datas longas (1º de janeiro de 2000) ou datas curtas (1/1/2000). Você também pode representar uma data como um número de série usando o formato Geral.

Se você digitar um número de série e depois alterar o formato de Geral para Data, o número de série será alterado para a respectiva data. Por exemplo, se você digitar o número 1 em um formato Geral e alterar o formato para Data, a data mostrará 1/1/1900, que é a primeira data disponível no Excel.

Você pode alterar o formato da data acessando a guia Início e selecionando o menu suspenso em Número. (Veja a Figura 38.18)

Hora

Os horários são semelhantes às datas, pois também usam números de série. Por exemplo, se digitarmos 1.8 em uma célula e alterarmos o formato para Hora, ela nos mostrará 19h12:00 na célula. Na barra de fórmulas, será exibido: 1/1/1900 19:12:00, porque o número de série é atribuído a esse dia, naquele horário. (Veja as figuras 38.19 e 38.20)

Você não precisará memorizar números de série de datas ou horas; só é importante saber isso porque facilita a adição ou subtração de dias ou horas. Vamos testar como você pode adicionar dias a uma data no Excel:

1. Em E9, digite o número 1.
2. Altere a formatação para Short Date.
   1. A data deve mudar para 1/1/1900. (Veja a Figura 38.21)

      

3. Em F9, digite uma equação para adicionar 50 dias à data.
   1. Sua equação deve ser =E9+50. (Veja a Figura 38.22)

      

4. Pressione a tecla Enter.
   1. F9 agora deve ser uma data: 20/02/1900 ou 50 dias após 1/1/1900. (Veja a Figura 38.23)

      

Funções

As funções são fórmulas predefinidas que realizam cálculos usando valores específicos em uma ordem específica. O Excel tem dezenas de funções disponíveis para seu uso. As funções podem ser visualizadas na barra de fórmulas e variam de adição, multiplicação, subtração e classificação de dados. Esta seção ensinará como inserir uma função básica:

Na Figura 38.25, você pode ver que há números nas células C13, C14 e C15. Use uma função SUM em C16 para somá-los todos juntos.

1. Em C16, use o sinal de igual (=) para iniciar a função.
2. Digite SUM após o sinal de igual para indicar que você deseja somar números.
3. Abra a equação com um parêntese (().
4. Selecione C13 e arraste até C15 e feche o parêntese ()).
   1. A equação deve ser =SUM (C13:C15). (Veja a Figura 38.24)

      

5. Pressione a tecla Enter.
   1. C16 deve ter a soma dos três números: 6. (Veja a Figura 38.25)

      

As funções são úteis porque se você alterar um dos números da seleção, isso mudará a resposta na célula com a função. Por exemplo, se você alterar o número 1 em C13 para 5, o número em C16 mudará para 10. (Veja a Figura 38.26)

Nota: Se você tiver texto e números em uma célula juntos, o Excel reconhecerá a célula como baseada em texto, conforme mostrado na Figura 38.27. Se você precisar rotular uma linha ou coluna, separe-a dos dados para garantir que você possa usar as funções apropriadas.

Alterar formato do texto

Você pode alterar a forma como o texto ou os números em uma célula aparecem. Você pode alterá-lo para negrito, itálico ou sublinhado.

Por exemplo, você pode alterar o texto em uma célula para negrito:

1. Clique na célula com o texto que você deseja alterar.
2. Vá até a guia Início.
3. Clique em B para ver negrito. (Veja a Figura 38.28)

Alterar o alinhamento do texto

Alterar a posição do texto em uma célula é o alinhamento do texto. O texto pode ser centralizado e alinhado à direita ou à esquerda. (Veja a Figura 38.29)

Você pode usar o Wrap Text se o texto for muito longo.

Para usar Wrap Text:

1. Clique na célula que você deseja usar Wrap Text.
2. Vá para a guia Início e depois para a seção Alinhamento.
3. Clique em Wrap Text. (Veja a Figura 38.30)

Aplicando bordas

Você pode adicionar bordas a uma célula ou a várias células. Há uma variedade de tipos de bordas que você pode selecionar.

Por exemplo, você pode aplicar All Borders a um intervalo específico, como B2:D5.

1. Destaque o intervalo de células B2:D5. (Veja a Figura 38.31)
   

   

    
2. Vá até a guia Início.
3. Clique no ícone Bordas.
4. Selecione Todas as bordas. (Veja a Figura 38.32)

Aplicando a configuração de impressão

Muitas vezes, você quer garantir que sua planilha seja impressa corretamente. Você pode ajustar em quantas páginas uma planilha é impressa.

1. Vá para a guia Layout da página e, em seguida, na seção Dimensionar para ajustar (consulte a Figura 38.33).
2. Ajuste a largura para 1 página (ou a largura desejada)
3. Ajuste a altura para 1 página (ou o tamanho desejado)

Salvando sua pasta de trabalho

Salvar uma pasta de trabalho do Excel é fácil.

1. Vá até o Ribbon.
2. Selecione a guia Arquivo.
3. Selecione a opção Salvar se for uma nova pasta de trabalho. Se for uma pasta de trabalho que você baixou dos arquivos desta classe, você usará a opção Salvar como. (Veja a Figura 38.34)
   
    
4. Selecione onde você gostaria de salvá-lo em seu computador (por exemplo, OneDrive, conforme mostrado na Figura 38.35).

   

   1. Uma janela secundária será aberta mostrando o caminho de onde você pode salvar sua pasta de trabalho em seu dispositivo, bem como o tipo de arquivo em que você a salvará.
5. A primeira caixa de texto é onde você coloca o título da pasta de trabalho.
   1. Nesta aula, salve a pasta de trabalho com um título e seu sobrenome. (Veja a Figura 38.36)

      

6. A segunda caixa de texto é o tipo de arquivo. (Veja a Figura 38.37)
   1. O padrão é uma pasta de trabalho do Excel; recomendamos que você a deixe como padrão.